Copilot Studio verstehen: Agent oder Workflow?
Was ist Copilot Studio, was kostet es und wann baut man einen Agent oder einen Workflow?
Copilot Studio für Einsteiger
Copilot Studio ist Microsofts Low-Code-Werkzeug, um eigene KI-Automatisierungen zu bauen — vom Chatbot mit Firmenwissen bis zum Ablauf, der im Hintergrund E-Mails verarbeitet. Es ist Teil der Power Platform und richtet sich an alle, die KI-Lösungen erstellen wollen, ohne dafür eine klassische Entwicklungsumgebung aufzusetzen.
Bevor wir loslegen, räumen wir die häufigste Verwirrung aus dem Weg: Microsoft 365 Copilot ist das fertige Produkt — der Assistent, der in Word, Outlook und Teams eingebaut ist. Copilot Studio ist das Werkzeug, mit dem wir eigene Agents und Workflows bauen. Das eine benutzt man, mit dem anderen erstellt man. Beide können zusammenspielen (dazu später mehr), sind aber unterschiedliche Dinge mit unterschiedlicher Lizenzierung.
Copilot Studio hat kürzlich einen umfassenden Refresh bekommen. Die neue Oberfläche ist unter Copilot Studio Preview erreichbar und laut Microsoft bereits Production ready. Diese Serie arbeitet durchgehend mit der neuen Oberfläche.
Was kostet der Einstieg?
Die Frage, die sich jeder als Erstes stellt — und die kaum ein Artikel beantwortet. Die Kurzfassung:
Zum Ausprobieren: Es gibt eine kostenlose Trial. Man braucht einen Microsoft-365-Tenant (bzw. ein Arbeitskonto) und kann damit im eigenen Umfeld experimentieren.
Wenn bereits Microsoft 365 Copilot lizenziert ist: Dann ist Copilot Studio für interne Agents und Workflows ohne zusätzliche Kosten enthalten — ohne Nutzungslimit, solange die Nutzung innerhalb von Microsoft 365 bleibt (Teams, SharePoint, M365 Copilot).
Standalone: Wer Agents nach außen veröffentlichen will (Website, App, nicht lizenzierte Nutzer), braucht die eigenständige Copilot-Studio-Lizenz. Die läuft mandantenweit über Copilot-Credit-Pakete (25.000 Credits, aktuell 173,30 €/Monat) oder verbrauchsbasiert per Pay-as-you-go über eine Azure Subscription. Jede Agent-Aktion verbraucht dabei je nach Art unterschiedlich viele Credits.
Ein Sonderfall für diese Serie: Ein bestimmter Baustein — die Einbindung von Microsoft 365 Copilot in einen Workflow — setzt voraus, dass der hinterlegte User eine M365-Copilot-Lizenz besitzt. Wir verwenden ihn in Teil 2 und zeigen dort auch, welche Alternative es ohne diese Lizenz gibt.
Preise und Lizenzmodelle ändern sich bei Microsoft laufend — die verbindliche Quelle ist die offizielle Lizenzdokumentation.
Agent oder Workflow — die Grundsatzentscheidung
Die erste Entscheidung fällt bereits beim Anlegen, denn Copilot Studio fragt gleich zu Beginn, was wir bauen wollen:
- Agent — eine Automatisierung mit interaktivem Chat, die auf Benutzereingaben reagiert.
- Workflow — eine Automatisierung, die ohne Interaktion im Hintergrund läuft.
[Screenshot 1: Startbildschirm mit der Auswahl Agent / Workflow]
Der wesentliche Unterschied liegt in der Steuerung. Ein Agent orchestriert den Lösungsweg dynamisch: Er bekommt Instruktionen, Wissen und Tools — und entscheidet anhand der Eingabe selbst, wie er zum Ziel kommt. Ein Workflow dagegen folgt einem Ablauf, den wir dezidiert festlegen. KI-Schritte können darin vorkommen, aber der Weg steht fest.
Daraus ergibt sich eine einfache Entscheidungsregel:
Soll der Ablauf jedes Mal gleich aussehen → Workflow. Ergibt sich der Weg erst aus der Eingabe → Agent.
Ein paar Beispiele machen das greifbar:
| Aufgabe | Typ | Warum |
|---|---|---|
| Support-Chatbot, der Fragen zu internen Richtlinien beantwortet | Agent | Offene Fragen, der Weg hängt von der Eingabe ab |
| Eingehende E-Mails bewerten und Antwortentwürfe ablegen | Workflow | Immer derselbe Ablauf, KI nur an definierten Stellen |
| Assistent, der bei der Reisebuchung berät und bucht | Agent | Dialog mit Rückfragen, dynamische Schritte |
| Wöchentlicher Report aus mehreren Datenquellen | Workflow | Fester, wiederholbarer Ablauf |
Ein Hinweis zur Begrifflichkeit: In Copilot Studio gibt es schon länger einen Baustein mit ähnlichem Namen — die Agent Flows. Wenn in dieser Serie von Workflows die Rede ist, sind immer die neuen Workflows im überarbeiteten Designer gemeint, nicht die Agent Flows.
Warum die Workflows spannend sind: Ein Ablauf, der Inhalte bewertet und formuliert, war bisher entweder ein Agent mit offenem Ausgang oder eine aufwendige Eigenkonstruktion. Als Workflow ist er ein deterministischer Ablauf, der an genau definierten Stellen ein Sprachmodell einsetzt — nachvollziehbar, wiederholbar und damit auch erklärbar. Gerade für den Unternehmenseinsatz ist das ein gewichtiges Argument.
Wie wird ein Workflow gestartet?
Bevor wir bauen, lohnt ein Blick auf die Aufrufwege — denn die Frage „Wann und wodurch läuft das eigentlich los?“ ist eine Architekturentscheidung, keine Detailfrage.
Manuell oder geplant: Der Workflow wird per Klick gestartet oder läuft nach Zeitplan — etwa täglich um 7 Uhr. Der klassische Fall für Reports und wiederkehrende Aufräumarbeiten.
Ereignisbasiert: Ein Ereignis in einem verbundenen System löst den Workflow aus — eine eingehende E-Mail, ein neuer Eintrag in einer Liste, eine hochgeladene Datei. Das ist der Weg, den wir in Teil 2 nutzen.
Als Tool eines Agents: Ein Workflow kann einem Agent als Werkzeug zur Verfügung stehen. Der Agent entscheidet dynamisch, ob er gebraucht wird — der Workflow selbst läuft dann wieder deterministisch ab. So lassen sich beide Welten kombinieren: dynamische Orchestrierung außen, verlässlicher Ablauf innen.
Die Wahl des Aufrufwegs bestimmt später auch, welche Daten dem Workflow beim Start zur Verfügung stehen — bei einer eingehenden E-Mail etwa Absender, Betreff und Inhalt.
Ein Blick in den Designer
Der neue Designer ist erfreulicherweise deutlich reaktionsfreudiger als der bisherige. Die Bausteine im Panel Add lassen sich grob in drei Gruppen einteilen:
- KI-Schritte — Bausteine, die ein Sprachmodell einsetzen: Inhalte klassifizieren, Texte generieren, Microsoft 365 Copilot einbinden.
- Ablaufsteuerung — das klassische Handwerkszeug: Variablen, If/Else, Schleifen, Funktionen.
- Integration — Connectors, die die Verbindung zu externen Systemen und Datenquellen herstellen.
[Screenshot 2: Das Add-Panel mit den Baustein-Gruppen]
Vier Bausteine werden uns in den nächsten Teilen begleiten: Connector (Anbindung an Systeme wie Outlook), M365 Copilot (KI-Antworten mit Zugriff auf den Microsoft-365-Kontext), Classify (inhaltliche Einordnung nach vorgegebenen Kategorien) und Human review (der Ablauf pausiert und wartet auf menschliche Freigabe). Was sie im Detail können, sehen wir dort, wo wir sie einsetzen.
Wie es weitergeht
In Teil 2 bauen wir den ersten Workflow: Eingehende E-Mails werden ausgelesen, und für jede wird per KI ein Antwortentwurf im Postfach abgelegt — ohne eine Zeile Code. In Teil 3 machen wir den Workflow schlau: Die Mails werden klassifiziert, je Kategorie unterschiedlich behandelt, und vor allem, was das Postfach verlässt, steht eine menschliche Freigabe.
Ein Hinweis zum Schluss: Wir bewegen uns in der Preview. Auch wenn Microsoft sie als Production ready bezeichnet, kann sich am Funktionsumfang noch etwas ändern — an der einen oder anderen Stelle merkt man, dass noch nicht alles fertig ist.